P R I V A C Y

Tussen controle en coulance

Marie-José Klaver
(Carp, 23 januari 2001)

Het is nog niet eens zo lang geleden dat privé-internetten op het werk werd beschouwd als nuttig en leerzaam. Inmiddels kunnen we het zo goed en doen we het zo vaak dat werkgevers beginnen te morren. Wat mag er nu eigenlijk wel en wat niet? De regels op een rijtje.

Internet is volledig ingeburgerd in het Nederlandse bedrijfsleven. Een paar jaar geleden riep ondernemersorganisatie VNO-NCW nog vrolijk dat bedrijven niet moeilijk moesten doen als werknemers een paar uurtjes surften of mailden in de tijd van de baas. Dat waren leerzame ervaringen, noodzakelijk om mee te kunnen doen in de nieuwe economie. Tegenwoordig krijgen werkgevers steeds meer oog voor de minder positieve kanten van internetten op het werk: het kost tijd en geld en kan voor een slechte naam zorgen - denk aan de Britse advocaat Bradley C. die een pikant mailtje van zijn vriendin doorstuurde naar wat collega's en zo de hele wereld liet meegenieten van de kantoorhumor van het sjieke Norton Rose.

Bedrijven weten vaak niet hoe ze om moeten gaan met (vermeend) misbruik van internetvoorzieningen op de werkvloer. Ook de rechter weet het niet altijd, zo blijkt uit de eerste internetgerelateerde ontslagzaken. In de jurisprudentie is te lezen dat het bedrijf de ene keer wel, de andere keer niet de e-mail van een werknemer mag lezen. Werknemers mogen volgens de rechter wel onder werktijd persoonlijke e-mailuitwisselingen onderhouden (die de werkgever niet mag inzien), maar ze mogen ook ontslagen worden als ze pornoplaatjes naar vrienden mailen. Als de werkgever vermoedt dat een van zijn krachten onbetamelijke mail stuurt, zo blijkt uit een vonnis van de Haarlemse kantonrechter, mag een diskette waar 'privé' op staat wel gelezen worden en is het wachtwoord niet meer geheim.

De Haarlemse kantonrechter vond het ontbreken van een richtlijn voor internetgebruik geen reden om het ontslag te verbieden, terwijl in andere zaken rechters juist oordeelden dat het ontbreken van afspraken ontslag in de weg stond.

De Registratiekamer probeert nu duidelijkheid te scheppen. De toezichthouder op de naleving van de privacywetgeving bracht onlangs een rapport uit over e-mail en ander internetgebruik op de werkvloer. Goed werken in netwerken is voor werkgevers een 'handvat om een behoorlijk en zorgvuldig beleid vast te stellen', belooft de voorzitter van de Registratiekamer in het voorwoord. En werknemers kunnen het rapport gebruiken om te toetsen of hun baas wel zorgvuldig met hun privacy omgaat.

De Registratiekamer heeft een aantal regels geformuleerd, gebaseerd op bestaande Nederlandse en internationale wetgeving. De belangrijkste rechten en plichten van werkgevers en werknemers op een rijtje:

• De regels voor internetgebruik op het werk moeten helder en eenduidig zijn en voor iedereen toegankelijk. Ze moeten in overleg met de Ondernemingsraad worden opgesteld.
• Een werkgever mag privé-gebruik van internet verbieden. De Registratiekamer vindt dat echter niet gerechtvaardigd als werknemers wil privé mogen bellen en in de pauze even naar het reisbureau mogen lopen.
• Als privé-gebruik is toegestaan, mag persoonlijke e-mail niet worden bekeken bij een controle. De werknemer moet wel van tevoren duidelijk maken welke mail privé is. Een aparte mailbox die het label 'persoonlijk' heeft of een apart account is voldoende.
• Als een bedrijf controlemiddelen voor computers gebruikt, moeten het de werknemers daarvan op de hoogte stellen. De Ondernemingsraad mag meebeslissen over het te gebruiken controlesysteem.
• Controle van e-mail en ander internetgebruik mag alleen als de werkgever het vermoeden heeft dat een werknemer het bedrijfsbelang schaadt. Dit vermoeden moet redelijk zijn. Het bedrijf moet achteraf kunnen aantonen op welke gronden het vermoeden is ontstaan. privé-mail moet met rust gelaten worden.
• Zomaar al het internetverkeer loggen en bekijken als er een verdenking is gerezen, mag niet. Als een bedrijf een individuele werknemer in de gaten wil houden, moet deze van tevoren gewaarschuwd worden.
• Het is onwenselijk als onderschepte e-mail en andere gegevens (logfiles) langer dan een maand bewaard worden.
• De werkgever moet de verdachte werknemer vertellen waarom en hoe hij gecontroleerd zal worden. De werknemer mag de verkregen gegevens ook inzien.