Billing Stuff

Digital invoice

Marie-José Klaver
(Internet in Business, februari 2001)

Wie wordt er af en toe niet gek van de enveloppen met bankafschriften en rekeningen die elke dag binnenkomen? Ze stapelen zich op of raken weg. Rekeningen op het stapeltje 'nog betalen' komen per ongeluk in het laatje met 'betaald' terecht en voor je het weet liggen er aanmaningen en boetes op de deurmat. Het in Amsterdam gevestigde bedrijf Anachron heeft een oplossing: e-billing, oftewel: elektronisch factureren.

Wat Anachron betreft, is elektronisch factureren - kortweg e-billing - he-le-maal geen ingewikkeld verhaal. De klant krijgt via Internet een overzicht van al zijn rekeningen en betalingen. Als het tijd is om de energierekening te betalen of het schoolgeld van de kinderen over te maken, ontvangt de gebruiker automatisch een emailtje of een SMS met een waarschuwing. It's that simple.

E-billing is echter niet alleen interessant voor consumenten die hun administratie op orde willen houden, ook voor bedrijven biedt het sturen van digitale rekeningen voordelen, denken ze bij Anachron. "Bij e-billing worden facturen en betalingen via Internet verstuurd. Door deze online afhandeling kunnen bedrijven veertig tot zeventig procent besparen op hun kosten", stelt Kristin Russel, de Canadese managing director van Anachron. Een papieren rekening sturen kost een bedrijf minstens twee of drie gulden. Een e-bill maar een paar dubbeltjes, aldus Russel. "Bovendien schept e-billing unieke marketingkansen voor bedrijven. Ze kunnen hun klanten persoonlijk benaderen via Internet, email, SMS of Wap." Voorbeeldje: een energiebedrijf kan de klant een aanbieding doen voor een voordelig abonnement op groene stroom en de school kan een herinnering sturen voor de komende ouderavond. Sommige banken voorzien hun thuisbankierende klanten al op deze manier van informatie en reclame.

Veelbelovend

Anachron, gevestigd op een bedrijventerrein in het Oostelijk Havengebied in Amsterdam, waar ook tal van andere Internet-startups als Wish kantoor houden, is volgens Russel het eerste Europese bedrijf dat bedrijven en instellingen de mogelijkheid biedt facturering en betalingen via Internet af te handelen. Anachron doet dit als een application service provider (ASP). Alle gegevens van de facturen kan een bedrijf naar Anachron sturen om er elektronische rekeningen van te maken. Ze kunnen ook alle techniek aan het e-billingbedrijf uitbesteden.

Een ander voordeel van samenwerken met Anachron, dat in december 1999 is opgericht, is volgens Russel de snelheid waarmee het bedrijf opereert. "Wij kunnen ons systeem binnen zes tot acht weken implementeren bij bedrijven", zegt Russel, één van de drie oprichters van Anachron. "Dat is heel snel. Grote bedrijven zijn vaak twee jaar bezig voordat een nieuw programma af is en draait."

De markt voor elektronische facturen ziet er veelbelovend uit. Volgens onderzoeksbureau Forrester Research zal de wereldwijde markt voor e-billing, ook wel Electronic Bill Presentation en Payment (EBPP) genoemd, in 2003 ruim 171 miljard gulden bedragen. Concurrent Killen & Associates is iets voorzichtiger. Dit onderzoeksbureau denkt dat er in 2005 wereldwijd 79 miljard gulden aan e-billing wordt uitgegeven. Nu al besteedt 40 procent van de bedrijven in de Verenigde Staten, die voorlopen op het gebied van e-billing, het elektronisch factureren uit aan ASP's en andere bedrijven.

Anachron sloot vorige maand een samenwerkingsverband met Cap Gemini Ernst & Young. Anachron levert de e-billingsoftware en ASP-diensten. Cap Gemini Ernst & Young zorgt onder andere voor advies op het gebied van informatie-technologie en de ervaring om software-oplossingen te implementeren bij cliënten. Beide partijen zullen, aldus een persbericht, ook gezamenlijk optreden in de verkoopactiviteiten, consultancy, projectmanagement en onderhoud.

Imago

Anachron wil in Europa marktleider worden op het gebied van e-billing en probeert daarom zo snel mogelijk te groeien. Russel: "We openen elke drie maanden een nieuw kantoor in en nemen elke week vijf nieuwe mensen aan." Amsterdam is een goede locatie om de Europese markt te veroveren, vertelt Russel. Voordat Russel, die een master's degree in politicologie en een MBA in government consulting heeft, Anachron oprichtte, had al een paar jaar in Amsterdam gewoond. Ze werkte als senior manager voor de Amerikaanse consulting firma Cambridge Technology Partners. Voor Cambridge hield Russel zich vooral bezig met e-commerceprojecten bij grote financiële bedrijven als ABN Amro en Robeco Groep. Ook haar medeoprichters, de Canadees Stuart Miller en de Amerikaan Norman Happ (tevens echtgenoot van Russel), komen bij Cambridge Technology Partners vandaan en hebben al jarenlange ervaring met e-commerce, een uitzondering in deze jonge branche.

"In Amsterdam kun je goed personeel vinden. Omdat er veel technologiebedrijven zijn, waaronder Cisco en Oracle, heeft de stad grote aantrekkingskracht op goede programmeurs. Goede mensen maken je bedrijf. Het is ook een voordeel om je hoofdvestiging in Amsterdam te hebben, omdat Nederland een neutraal land is. Je wordt niet gezien als Amerikaans bedrijf. Als je zaken wilt doen in een land als Frankrijk is een Amerikaans imago echt een nadeel," aldus Russel.

De onderneming richt zich vooral op grote bedrijven als banken, verzekeringsmaatschappijen, nutsbedrijven en telecommaatschappijen. "Die sturen dagelijks duizenden rekeningen naar klanten en hebben als eerste profijt van e-billing", legt Russel uit. Wie de klanten zijn van Anachron (dat nog geen winst maakt en is gefinancierd is door Residentie Investments en NIB Capital) wil Russel niet zeggen. Alleen de naam van YouGov.com mag naar buiten. YouGov.com is een onderneming die burgers de mogelijkheid biedt om online rekeningen en belastingaanslagen voor lagere overheden te betalen. Anachron's e-billingsysteem stelt de deelnemende burgers in staat om bijvoorbeeld hun belastingoverzicht te bekijken, belastingaanslagen en parkeerboetes te betalen en vergunningen aan te vragen.

Standaard

Zonder concurrenten op de Europese markt is Anachron - natuurlijk - niet. Ook het bedrijf Ultradocs, dat is gevestigd in Heerlen, noemt zichzelf ook "de organisatie die zich als eerste volledig toelegt op Electronic Bill Presentation en Payment". Ultradocs is geen ASP, legt CEO Lex Kockelkoren uit. "Wij zijn reseller van het softwarepakket CheckFree i-solution in de Benelux en Duitsland." Deze software wordt door tachtig procent van de grote bedrijven gebruikt die nu al aan e-billing doen, zegt Kockelkoren. "Het is in feite de standaard."

Behalve de verkoop van CheckFree i-solution verzorgt Ultradocs, dat in oktober 1999 is opgericht, ook de implementatie bij klanten van de software, die wordt gekoppeld aan de back office-systemen. Wie die klanten zijn, kan Kockelkoren niet zeggen. De CheckFree-software voor e-billing wordt wereldwijd gebruikt door ruim viermiljoen consumenten, 1.000 bedrijven (o.a. AT&T, MCI Worldcom en Sprint) en 350 financiële instellingen (o.a. ABN Amro) . Bij CheckFree, dat het hoofdkantoor in Atlanta heeft, werken 2.800 mensen.

"Voor grote bedrijven als banken, energiebedrijven en creditcardmaatschappijen is de ASP-oplossing niet zo geschikt", zegt Kockelkoren. "Dat soort bedrijven wil alles in eigen beheer houden en kiest dan voor een oplossing als CheckFree." Om ook kleinere klanten te bedienen wil Ultradocs op korte termijn beginnen met het aanbieden van ASP-diensten. "We beginnen daar dit jaar nog mee in Duitsland. De ASP zal fysiek in Duitsland worden gevestigd omdat onze Duitse klanten daar prijs op stellen."

De software van CheckFree leent zich ook voor het ASP-model, zo blijkt uit een samenwerking van het Amerikaanse bedrijf met Derivion, een e-billing ASP in de Verenigde Staten. Via Derivion, dat vorig jaar ruim 93 miljoen gulden aan venture capital kreeg, probeert CheckFree een deel van de e-billing-markt voor het midden- en kleinbedrijf in de VS in handen te krijgen. Een strategie, die het bedrijf in Nederland via Ultradocs kan uitvoeren.

De meeste kleinere bedrijven in Nederland die aan e-billing doen, gebruiken een zelfgebouwd systeem. Sommige bedrijven versturen nog helemaal geen elektronische facturen omdat er nog enkele wettelijke beperkingen gelden.

Cees van Wijngaarden, financieel manager van Internetaanbieder XS4ALL (90.000 klanten): "Wij hebben vorig jaar onderzocht wat de mogelijkheden waren om onze facturen elektronisch te versturen. De status op dat moment was dat de Belastingdienst problemen zou hebben met dergelijke facturen, per email of algemener digitaal, omdat ze te manipuleren zouden zijn. Rekeningen met BTW mag je niet elektronisch versturen van de Belastingdienst."

XS4ALL wil op zich wel graag elektronische facturen gaan versturen. "Als het zou mogen zouden wij zeker, als de klant dat ook wil, elektronische facturen versturen. Het voordeel voor ons zou zitten in het logistieke proces. Het voordeel voor de klant zal per klant verschillend zijn. De een wenst geen papier te ontvangen, de ander kan het interne verwerkingsproces van facturen gemakkelijker of goedkoper maken door alle facturen op bijvoorbeeld één email-adres binnen te laten binnenkomen, van waaruit deze het bedrijf door gaat om uiteindelijk digitaal wordt gearchiveerd. Elektronische rekeningen passen in een papierloos kantoor", aldus Van Wijngaarden

Volgens Russel van Anachron hebben consumenten geen last van de beperking die de Belastingdienst oplegt. Bovendien komt er snel een einde aan de wettelijke beperkingen voor e-billing, zegt ze. "Er is een richtlijn van de Europese Unie dat de lidstaten de beperkingen voor elektronische factureren moeten opheffen. Die gaat 1 juli in."

Anachron: www.anachron.com

(Verschenen in Internet in Business, februari 2001)