Homo digitalis

Marie-José Klaver
(FEM De Week, juni 2001)

In een paar jaar tijd zijn pc's, netwerken, mobiele telefoons en Microsoft Office op kantoor volkomen onmisbaar geworden. Niemand kan nog werken zonder zijn digitaal gereedschap. Maar hoe handig ook, de homo digitalis heeft op z'n best een haat-liefde verhouding met zijn spullen. Zelfs als het allemaal werkt, bezorgt het hem stress. Of, als hij even niet oplet met mailen, een virusbesmetting. Technologie-journalist Marie-José Klaver over de voors en tegens van de digitalisering van het werk.

Hoofdstuk 1 - Revolutie op kantoor

De werknemer is in razend tempo een homo digitalis geworden. Werken zonder digitaal gereedschap is tegenwoordig ondenkbaar.

"Ik heb die tekening over een uur nodig en Fred wil hem ook graag zien." Een ontwerper die vijf jaar geleden van een opdrachtgever deze mededeling kreeg, was waarschijnlijk een half uur bezig om een koeriersdienst te vinden. Met enige pech had hij er zelfs twee nodig: een voor de opdrachtgever en een voor Fred. Hij zat een uur in de stress, omdat hij niet zeker wist of het allemaal ging lukken.

Nu scant de ontwerper zijn tekening in, verandert in Photoshop, een veel gebruikt grafisch programma, nog een paar details en mailt het bestand aan zijn opdrachtgever, met een kopietje aan Fred. Hij is binnen een kwartier klaar. De opdrachtgever en Fred halen hun mail op en zetten de kleurenprinter aan.

In een paar jaar tijd is werken totaal veranderd. Vijf jaar geleden waren scanners nog niet goed genoeg om een tekening professioneel in te kunnen scannen. Een paar honderdduizend Nederlanders hadden de beschikking over e-mail, maar snel waren de verbindingen niet. Een hoogwaardig grafisch bestand doormailen was een ramp. En kleurenprinters waren toen nog onbetaalbaar.

De kantoormens van nu heeft een enorm aanbod van betaalbaar digitaal gereedschap tot zijn beschikking: hardware, al dan niet draagbaar, en software die hem helpen bij zijn werk. Hij is een homo digitalis geworden: of het nu om een presentatie, de boekhouding of het onderhouden van klantencontacten gaat, hij doet het anders dan hij het vijf jaar geleden deed. Zonder zijn digitale gereedschap is hij nergens meer.

Vrijwel alle hoogopgeleide werknemers hebben een personal computer (pc) op hun bureau staan; zelfs de angst van topmanagers voor het ding lijkt overwonnen. Ze hebben aan de universiteit al geleerd hoe ermee om te gaan (zie kader).

De pc zorgt ervoor dat de werknemer altijd kan beschikken over alle informatie die hij nodig heeft voor zijn werk en stelt hem in staat zelf snel nieuwe informatie te produceren. En dat is belangrijk, want informatie is een cruciale productiefactor geworden. Een nieuw model auto bestaat slechts voor een klein gedeelte uit staal en kunststof. Het gros van de auto is informatie: technisch onderzoek, marktonderzoek, logistiek, branding en software.

'Als je een fietsenfabriek in Milaan automatiseert met bijvoorbeeld Baan, is het werk bij de eerstvolgende fietsenfabriek in Meppel voor tachtig procent hetzelfde'

Bijna al die computers zijn gekoppeld aan een bedrijfsnetwerk. Via het internet verbindt de pc de gebruiker met de rest van de wereld. Hij is in staat om razendsnel informatie te zoeken, documenten te maken, presentaties voor te bereiden en contact te onderhouden met collega's en deskundigen. Sinds halverwege de jaren negentig gebruiken bedrijven daarnaast ook intranetten. Het produceren van informatie kost geld, dus hergebruik bespaart kosten. "We deden als bedrijf ongeveer 32 manjaren aan kennis en ervaring per dag op. Die raakten we eigenlijk ook meteen weer kwijt, omdat er geen plek was waar onze medewerkers hun kennis gestructureerd op konden slaan. Dat is doodzonde. Zo blijf je het wiel tegen hoge kosten iedere keer opnieuw uitvinden", vertelt hoofd communicatie Hans van Grieken van Cap Gemini.

Van Grieken introduceerde in 1995 bij Cap Gemini, waar wereldwijd 34.000 mensen werken, het intranet: een verzamelplaats van alle kennis en informatie die binnen het bedrijf beschikbaar is. "Wat wij verkopen is de deskundigheid in 'de hoofden van onze medewerkers'. In die zin is de medewerker letterlijk het enige productiemiddel van de onderneming. Vandaar dat we hun kennis willen afromen en zo snel mogelijk binnen de organisatie rondpompen. Want als je een fietsenfabriek in Milaan automatiseert met bijvoorbeeld Baan, is het werk bij de eerstvolgende fietsenfabriek in Meppel voor tachtig procent hetzelfde."

Tegenwoordig is er dan ook nog maar één goed antwoord mogelijk op de vraag hoe je een fietsenfabriek automatiseert, zegt hij. Nieuwe medewerkers krijgen die fietsenfabriek bij wijze van oefening. Hoe mooi de automatiseringsplannen ook zijn die ze verzinnen, ze gaan allemaal de prullenbak in. Het enige goede plan is: 'Kijk op het intranet of je collega's niet al eens zo'n opdracht hebben uitgevoerd.' Want de kans dat Cap Gemini al een keer een fietsenfabriek heeft geautomatiseerd, zodat alle informatie al op het intranet beschikbaar is, is levensgroot.

Deze kantoorrevolutie begon een jaar of twintig geleden. Waren computers in het verre verleden de specialiteit van ict-afdelingen die zware mainframes aan de praat moesten houden, vanaf ongeveer 1980 konden werknemers zelf achter hun bureau met het digitale gereedschap aan de gang.

In de jaren tachtig kregen echter nog maar weinig mensen een eigen pc. Omdat niet alle bedrijfsprocessen geautomatiseerd waren, hadden niet alle werknemers er een nodig. De werknemers die wel een pc kregen hadden eigenlijk niet veel aan het ding, ook al werd dat toen niet vaak hardop gezegd.

Door een gebrek aan standaardsoftware en uitwisselingsmogelijkheden ontstond een wildgroei aan applicaties die niet compatibel waren, eiland-automatisering wordt deze fase in de ict-revolutie genoemd. De meeste mensen gebruikten de pc vooral om teksten te schrijven en een kleine database met adressen bij te houden.

Zo'n tien jaar geleden kwamen de eerste echt krachtige en betaalbare pc's op de markt. De Pentium-processor van Intel, in 1993 voor het eerst te koop, was ongekend snel en is sindsdien alleen nog maar verbeterd. Volgens de zogeheten Wet van Moore gaat dat proces gewoon door: elke anderhalf jaar worden chips nog eens twee keer zo snel.

Ook de kwaliteit van de besturingssystemen en programma's verbetert. Met het besturingssysteem Windows 3.0 (1990) van Microsoft kon je twee of drie programma's tegelijk open hebben staan - waardoor je kon multitasken, meerdere werkzaamheden tegelijk doen. Windows 95 en zijn opvolgers kunnen nog veel meer, net als moderne kantoorapplicaties.

De introductie van Microsoft Office in 1995, een pakket dat de tekstverwerker Word, het spreadsheetprogramma Excel, de database Access, het presentatieprogramma Powerpoint en nog wat handige programma's bevat, was voor veel bedrijven aanleiding om WordPerfect en andere verouderde programma's de deur uit te doen. Omdat Office zo goedkoop is, zijn nu in veel bedrijven alle pc's van het pakket voorzien: het staat op 98 procent van alle kantoor-pc's. Op diezelfde pc's draaien sinds een paar jaar ook de applicaties van Sap of Siebel, software die het hele bedrijfsproces van inkoop tot klantencontacten automatiseert.

Maar om voortdurend over de juiste informatie te beschikken, heeft een werknemer aan één computer niet meer genoeg. De digitale gereedschapskist is de laatste jaren dan ook enorm uitgebreid.

Behalve over een desktop-pc beschikt vrijwel iedere kenniswerker tegenwoordig over een mobiele telefoon, een laptop, een elektronische agenda, een printer en een cd-brander of een portable harde schijf. Al die apparaten kunnen aan elkaar worden gekoppeld. Daardoor kun je altijd en overal inloggen op het bedrijfsnetwerk, en vanuit de trein of de auto een rapport naar een klant sturen.

Gsm, sms, wap, umts, pda. De jongste fase van de digitale revolutie op kantoor is er een van afkortingen. Sommige raken ingeburgerd (gsm), andere blijven altijd een belofte (wap).

Vooral de laptop, de elektronische agenda en de mobiele telefoon zijn snel populair geworden. Waarom? Ze zijn een welkome aanvulling op de desktop-pc, die voor de meeste gebruikers de basis van het werk blijft. Op de laptop, die volgens onderzoeksbureau IDC door 92,2 procent van de hoogopgeleide professionals wel eens wordt gebruikt, staat dezelfde software als op de desktop. De benodigde documenten worden van het bedrijfsnetwerk opgehaald via een inbelverbinding (virtual private network). Of ze worden op kantoor op een cd-rom gebrand en thuis naar de harde schijf gekopieerd.

Het gebruik van elektronische agenda's (ook wel handhelds, pocket pc's, personal digital assistants of organizers genoemd) rukt op in het bedrijfsleven. De meeste handhelds bieden meer dan alleen een agenda. Ze zijn ook geschikt om te e-mailen en te surfen, en kunnen data uitwisselen met pc's en laptops.

Handhelds zijn nu zo krachtig dat ze steeds meer op een laptop beginnen te lijken. Toch heeft de laptop nog de voorkeur. De tweeduizend werknemers die door IDC zijn ondervraagd voor het onderzoek The great device debate. User's perspective (februari 2001) gaven in meerderheid aan dat ze voor een taak die zowel met een laptop als een organizer uitgevoerd kan worden, liever hun laptop gebruiken - die hebben ze al langer, dus daar zijn ze meer aan gewend.

Mobiele telefoons, waarvan er in Nederland 6,8 miljoen in omloop zijn, worden vooral gebruikt om te bellen en sms'en (short message service). Andere vormen van mobiele telefonie, wap en satelliettelefoons, zijn geen succes. Slechts vijf procent van de mobiele bellers in Nederland beschikt over een telefoon die kan wappen. Een wap-telefoon aanschaffen is ook nauwelijks de moeite waard. Wap is langzaam, instabiel en duur. Hetzelfde geldt voor satelliettelefonie. Koppelingen met de pc of de organizer zijn er nog niet veel. Er zijn wel wat modellen op de markt die een infrarood-oog hebben om data uit te wisselen met een pc of laptop, maar die worden niet zo goed verkocht. De techniek is nog te onbetrouwbaar.

Als het netwerk uitvalt, gaan de werknemers naar huis

Volmaakt is het draagbare gereedschap dus nog niet, maar toch: het wordt steeds minder belangrijk op welke plek mensen hun arbeid verrichten. De mobiele apparaten, aangesloten op geavanceerde netwerken, maken het mogelijk overal te werken. Werk en privé gaan daardoor in elkaar overlopen. Een of twee dagen per week thuis werken is heel normaal tegenwoordig. Op het werk privé-zaken regelen is ook veel eenvoudiger. Even boodschappen bestellen op de website van Albert Heijn Thuisservice, of een paar cd's kopen bij Amazon, duurt niet langer dan een paar minuten.

Een zegen dus, deze digitale revolutie op kantoor. Werknemers kunnen hun werk beter doen, en ze worden veel flexibeler. Maar alle technologie heeft ook een keerzijde. Zonder hard- en software is werken eigenlijk niet meer mogelijk. Als het netwerk uitvalt, gaan de werknemers naar huis. Het kost soms uren telefoneren met de helpdesk voordat een simpel softwareprobleem is opgelost. Sommige dingen kosten digitaal ook meer tijd, denk aan agendabeheer. De vraag is dan ook: is het ontstaan van de homo digitalis wel echt een vooruitgang?

Jong geleerd...

In een lokaal van de Rijksuniversiteit Groningen discussiëren een paar studenten over Usenet en Pmail. Computernerds? Nee, eerstejaarsstudenten Nederlands die leren internetbronnen en het e-mailprogramma Pegasus Mail te gebruiken. 'Dit is een oefening waarbij je vaardigheden in Windows, Netscape, en Word combineert', luidt de inleiding van opdracht 3 van het vak Internet en Neerlandistiek. Van de eerste twee deelopdrachten moet een verslag in Word worden gemaakt. Opdracht 3c ('Beschrijf een website') is zowel een oefening in het beoordelen van materiaal op het web als een les in het invullen van interactieve formulieren. Tussen de bedrijven door leren de studenten multitasken. In hun reader (die vanzelfsprekend op een website is te vinden) wordt uitgelegd dat je met de toetscombinatie Alt-Tab tussen de programma's die openstaan heen en weer kunt springen. Een belangrijke les, want wie zichzelf aanleert met Alt-Tab te werken in plaats van elke keer met de muis op de taakbalk een andere applicatie te openen, bespaart veel tijd.

Lees verder: Hoofdstuk 2 - Sneller, beter, rijker

(Verschenen in FEM De Week, special New.Economy, juni 2001)